Choisir la bonne technologie pour un meilleur alignement stratégique (1e partie)

À la suite de mon premier billet sur l’implantation de l’IA en pharmacie, vous avez été nombreux à m’écrire ou me questionner sur les meilleurs outils technologiques à utiliser en pharmacie.D’abord, il existe probablement trop d’outils numériques pour que je sois en mesure de me positionner adéquatement sur cette question. En second lieu, je pense que LA première question à se poser devrait plutôt être: quel est le besoin réel qui, une fois comblé, permettrait d’opérer la pharmacie de manière plus optimale? L’outil choisi doit demeurer un moyen d’atteindre les résultats ou les objectifs et soutenir l’intervention humaine — jamais constituer la finalité.Je vous propose une réflexion sur cet enjeu en considérant trois axes précis: le besoin que l’outil vise à combler, l’alignement avec votre stratégie d’entreprise et la cohérence avec la culture organisationnelle. J’aborderai aujourd’hui le premier axe; les deux prochains feront l’objet de billets distincts.Le premier axe consiste à déterminer le besoin à combler. C’est une étape cruciale afin d’éviter d’investir du temps dans une technologie qui n’apporte pas de bénéfices concrets.Pour y parvenir, il peut être pertinent de cibler certains irritants avec vos équipes de travail, que ce soit dans le circuit du médicament, dans la relation avec le client ou dans la gestion des tâches. Le besoin peut être identifié par le gestionnaire (pharmacien propriétaire, pharmacien chef ou autre), mais il doit impérativement être discuté avec l’équipe afin de réduire la résistance au changement.Cette démarche demande souvent un pas de recul et une bonne réflexion. Une bonne préparation augmente réellement l’impact de l’implantation d’une technologie. J’ajouterais qu’une stratégie de communication claire et un suivi serré sont essentiels lors de l’implantation.Une fois le besoin identifié, il devient beaucoup plus simple de choisir un outil adapté, puisqu’il servira précisément à résoudre la problématique ou à en réduire l’impact.Comme plusieurs d’entre vous, j’ai déjà implanté différentes technologies (pas nécessairement de l’IA), ma pharmacie a été la pharmacie pilote pour certains systèmes, et pourtant, j’ai moi-même vécu des implantations ratées. Il arrive que la solution technologique ne réponde à aucun besoin, qu’elle en crée de nouveaux (ce qui augmente la charge de travail), qu’elle génère des irritants ou qu’elle soit trop complexe pour l’équipe.Les raisons d’échec sont nombreuses, mais reviennent souvent à un manque de planification ou à l’absence de besoin clairement défini. En d’autres mots, si la solution n’enlève pas une épine dans le pied de l’équipe, c’est un gadget inutile.Il est également essentiel de relier dès le départ les indicateurs de réussite au déploiement de l’outil afin de valider qu’il permet réellement d’atteindre les objectifs.Je vous donne maintenant un exemple concret d’une technologie d’IA implantée dans ma pharmacie qui illustre comment la planification et l’identification d’un besoin réel donnent des résultats tangibles. L’an passé, j’ai observé dans mon équipe une charge de travail perçue comme élevée, une désorganisation importante, des tâches réalisées à la dernière minute et un grand roulement de personnel. La recette d’une tempête parfaite! Après réflexion, je souhaitais un outil permettant de structurer le travail, de visualiser la charge réelle de chacun d’un coup d’œil, de réduire l’impression de courir après le temps et, ultimement, de stabiliser l’équipe.J’ai donc commencé à chercher une technologie utilisant l’IA pour soutenir ma propre gestion du temps et de mes priorités. Une fois l’outil maîtrisé, je l’ai implanté graduellement au sein de l’équipe du laboratoire. L’outil choisi: Asana. Il en existe plusieurs autres offrant des fonctionnalités similaires; l’idée ici n’est pas de promouvoir une plateforme en particulier. Pourquoi ai-je choisi ce logiciel? Parce que je recherchais un outil permettant de gérer les projets de la pharmacie, de soutenir la planification stratégique et d’automatiser certaines tâches.Rapidement, il est devenu évident que l’outil améliorait la planification et l’efficacité des tâches. L’équipe a constaté l’impact positif sur sa charge de travail et sur la priorisation. Tout le monde a développé des routines mieux planifiées, adopté un mode de travail «lean» et nous avons réduit les gaspillages de temps de plus de 50%. La plateforme nous sert même à structurer les plans de formation des nouveaux employés, ce qui facilite grandement leur intégration.D’autres types d’outils répondant à d’autres besoins peuvent être envisagés. Par exemple, un assistant IA peut faciliter la rédaction de notes cliniques si votre équipe éprouve des difficultés à documenter adéquatement les dossiers. Certains outils permettent aussi d’accélérer la recherche documentaire et d’améliorer l’efficacité dans les dossiers complexes. L’important est que la technologie réponde à un besoin réel et que les améliorations soient mesurables à partir d’indicateurs définis avant même son introduction. Dans l’exemple précédent, il est simple de mesurer l’impact de l’introduction d’Asana, puisque le système permet de retracer les actions et les tâches effectuées, le respect des échéances et les retards, entre autres.Pour terminer, nul besoin de rappeler qu’en pharmacie, chaque minute compte. Une technologie mal choisie ajoute de la complexité, alors qu’un bon choix aligné sur les besoins apporte fluidité et stabilité. Ces décisions auront un impact positif à moyen et long terme sur vos équipes de travail et se refléteront inévitablement sur vos patients.

Choisir la bonne technologie pour un meilleur alignement stratégique (1e partie)

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Derrière ce blogue:

Jean-Sébastien Lecompte

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