7 façons d’optimiser votre temps

«Pensez à votre temps comme à de l'argent: c'est une ressource précieuse, extrêmement précieuse et limitée, qui doit être investie consciemment pour obtenir le meilleur rendement possible», a proposé Kate Christie, auteure à succès, directrice et fondatrice du cabinet de conseil en gestion du temps Time Stylers à Melbourne, en Australie. 1- Hiérarchisez les tâches Une fois par semaine, dressez une liste des principales tâches à accomplir au cours de la semaine à venir, y compris celles qui nécessitent des échéances périodiques. Ajustez souvent votre liste pour y ajouter des tâches et les classer par ordre de priorité. Ensuite, dressez une liste plus courte des tâches pour chaque jour. Celle-ci devrait inclure des objectifs tant personnels que professionnels. «Je garde une liste avec moi pour me rappeler ce sur quoi je dois me concentrer entre les rencontres avec les patients», explique Kristene Diggins, préceptrice principale des essais cliniques dans une MinuteClinic de CVS Health. Entre les patients, vous pouvez aussi ajouter à votre liste des tâches personnelles ou professionnelles. 2- Fixez des échéances La loi de Parkinson est une théorie économique qui stipule qu'une tâche s'étend pour remplir le temps disponible pour sa réalisation. «Si vous avez un mois pour accomplir une tâche, il vous faudra un mois pour la faire», explique Kate Christie. «Si vous avez une semaine, vous la terminerez en une semaine. Si vous n'avez pas de délais, une tâche ne sera pas réalisée. Fixez des échéances pour chaque tâche que vous effectuez.» Il existe deux types d'échéances: celles qui sont imposées de l'extérieur - données par votre patron ou un patient - et celles que vous vous fixez. «Les délais imposés de l'extérieur sont faciles à respecter, car il y a des conséquences si vous ne les respectez pas», souligne-t-elle. «L'autre type de délai est le plus difficile. Se fixer ses propres échéances, c'est gérer son esprit: vous devez être discipliné.» 3- Arrêtez la multitâche La multitâche, le fait d'essayer de forcer votre cerveau à effectuer deux ou plusieurs tâches simultanément, ne fonctionne pas. «En fait, moins de 2,5% de la race humaine possède la capacité de mener à bien plusieurs tâches à la fois», a déclaré Mme Christie. Essayer de faire plusieurs tâches en même temps, c'est comme servir deux maîtres: «Ni l'un ni l'autre n'obtient 100% de votre concentration, ce qui diminue votre efficacité et la qualité de votre travail», a déclaré Marsha Egan, directrice générale de l'Egan Group, une société de conseil en productivité au travail située à Nantucket, dans le Massachusetts. «Concentrez-vous à 100% sur une tâche choisie, même si ce n'est que pour quelques minutes». Dans la mesure du possible, déléguez. «La réaffectation des tâches est un moyen efficace non seulement d'élargir votre impact, mais aussi de former d'autres personnes dans votre organisation afin qu'elles puissent gérer davantage de tâches», a souligné Marsha Egan. 4- Éliminez les distractions Les interruptions constituent une énorme perte de temps. «Une fois interrompu, il faut jusqu'à 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur la tâche que l'on a interrompue», a ajouté Kate Christie. Bien que les interruptions ne puissent pas être éliminées, vous devriez envisager de désactiver les distractions numériques telles que les notifications, sonores ou visuelles, par courriel et par texto chaque fois que vous le pouvez. Marguerite Galindo, directrice de l'éducation à une MinuteClinic à Gilbert, en Arizona, explique que lorsqu’une affaire personnelle nécessite son attention pendant son travail, elle la note pour plus tard. «Cela me permet de ne plus y penser et de savoir que je ne l'oublierai pas», explique-t-elle. Cela qui lui permet de se concentrer sur son travail. 5- Tirez parti de la technologie Les bons outils, applications et logiciels peuvent vous permettre d'en faire beaucoup plus en moins de temps. Lorsque vous pensez à quelque chose que vous devez faire plus tard, prenez votre téléphone intelligent et envoyez un courriel ou ajoutez un rappel à votre calendrier, a suggéré Susan Kousek, propriétaire de Balanced Spaces LLC, une société d'organisation professionnelle à Reston, en Virginie. Pour gagner du temps, essayez d'utiliser la fonction de dictée de votre téléphone intelligent pour les notes, les entrées de calendrier, les courriels, etc. «Plus vous utilisez [la fonction de dictée], plus cela devient facile», ajoute-t-elle. La Dre Galindo utilise un ordinateur portable et deux écrans supplémentaires, ce qui lui permet d'accroître son efficacité en utilisant plusieurs fenêtres à la fois. Elle utilise le calendrier de Microsoft Outlook pour fixer des échéances et des rappels. Grâce à des applications de partage de fichiers basées sur le «cloud» comme Microsoft OneDrive, elle peut partager des documents avec son équipe et les consulter simultanément. Meaghan Gasparri, infirmière praticienne familiale dans une MinuteClinic à North Smithfield, Rhode Island, s'efforce d'utiliser la technologie au maximum de ses capacités, notamment le système de dossiers médicaux électroniques de son cabinet. «La création de modèles pour documenter les plans de traitement et les évaluations physiques permet de gagner du temps», dit-elle. 6- Évaluez votre emploi du temps Nous avons tous des moments où nous avons de l’énergie et d’autres où nous en manquons. Pour une personne matinale, une tâche qui peut prendre dix minutes le matin peut en prendre trente si elle est effectuée à la fin de la journée. Identifiez les moments où vous avez le plus d'énergie et de concentration et prévoyez d'effectuer les tâches qui consomment de l'énergie à ce moment-là, a déclaré Mme Kousek. Inversement, prévoyez des tâches plus faciles ou plus relaxantes pour les moments où vous avez une baisse d'énergie. À la maison comme à la clinique, si vous manquez constamment de temps, suivez l'utilisation que vous en faites pour voir quelles tâches prennent trop de temps. «Si, par exemple, les visites des patients dépassent souvent le temps imparti, pensez à des moyens de garder les gens sur le sujet, par exemple en faisant en sorte que les questions que vous leur posez soient ciblées», a proposé Mme Kousek. 7- Prévoyez du temps pour vous Votre cerveau n'est pas conçu pour fonctionner sans repos ni récupération. Le cerveau consomme environ 20% des calories du corps1. Cette énergie doit être reconstituée et votre cerveau a besoin de repos. Les recherches actuelles indiquent que le meilleur type de pause est celui qui consiste à détourner complètement votre attention de la tâche à accomplir vers une activité brève qui suscite des émotions positives: méditer, se promener, s'asseoir au soleil ou sous un arbre, ou rêvasser. Si votre emploi du temps ne vous permet pas de faire des pauses régulières, prenez une courte pause quand vous le pouvez, a dit Mme Christie. Si vous vous éloignez d'une tâche, ne serait-ce que deux ou trois minutes, vous améliorerez votre productivité et réduirez votre taux d'erreur. Pour prendre le temps de se réinitialiser, Mme Gasparri peut fermer sa porte après avoir vu un patient ou aller déjeuner ailleurs qu'à la cantine de la clinique pour échapper à son environnement de travail. «Lorsque je pars à la fin de la journée, il arrive souvent que je n'aie pas terminé tous les éléments de ma liste de choses à faire; cependant, comme je priorise et délègue les tâches, je peux fixer la fin de ma journée de travail», dit-elle. Le pouvoir du «Non» Chaque fois que quelqu'un vous demande de faire quelque chose, il y a un coût d'opportunité associé. «Votre temps est de l'argent, et si vous acceptez quelque chose, vous devrez renoncer à autre chose», a indiqué Christie. «Il peut être difficile de refuser une demande d'aide, car beaucoup d'entre nous sont simplement programmés pour vouloir aider.» Mme Kousek recommande d'utiliser l'une de ces réponses si vous ne pouvez pas ou ne voulez tout simplement pas dire «oui» à une demande: «J'aimerais pouvoir, mais je n'ai pas le temps.» «Merci d'avoir pensé à moi, mais je ne peux pas». «Désolé, mais ce n'est pas quelque chose que je fais». «C'est une bonne idée, mais je crains de devoir passer mon tour pour l'instant.» Cet article a été publié à l'origine dans notre marque sœur, Convenient Care Clinician. Référence Raichle ME, Gusnard DA. Appraising the brain's energy budget. PNAS.

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