5 stratégies pour gérer efficacement l’absentéisme en pharmacie

Empêcher l’absentéisme, c'est impossible. Cependant, pas question de rester les bras croisés.Tomber malade, cela arrive à tout le monde. Mais lorsqu’on constate des abus évidents, comme un employé qui appelle régulièrement pour dire qu'il est souffrant avant la fin de semaine ou encore toutes les semaines, il est temps d’agir.Juger ou exiger une note du médecin n'est pas la bonne chose à faire. Il reste que nous avons la responsabilité de mettre en place un horaire de travail prévisible qui favorise les soins aux patients et l'activité de l'entreprise. Le fait de ne pas pouvoir résoudre un problème d’absentéisme peut aussi nuire à la culture du travail, en créant un précédent et en sapant le moral de toute l'équipe. Je crois fermement que lorsque nous embauchons quelqu'un, cette personne devient en quelque sorte un membre de la famille et a besoin de notre soutien et de nos ressources jusqu'à ce qu'elle quitte l'entreprise. La priorité d'un responsable est de prendre soin de son personnel, afin que le personnel puisse prendre soin des patients et que les patients puissent prendre soin de l'entreprise. Alors, comment faire face à quelqu'un qui ne nous montre pas la même considération?#1. Gardez une trace des appels de l’employé pour aviser de son absence. Les données sont nos alliées; elles nous permettent d'encadrer la conversation et d’avoir des faits pour faire un suivi. Les données brutes nous permettent d'encadrer un sujet qui n'est ni tout blanc ni tout noir. Mais cela devient plus tangible lorsque nous sommes en mesure de dire qu'en mars, l’employé s’est fait porter malade pour cinq quarts de travail sur douze ou bien trois vendredis au cours des six dernières semaines. Ou encore, que si l'on se base sur le mois précédent, il aura accumulé 32 jours de maladie d’ici la fin de l’année. Quel que soit la façon de décrire la situation, cela nous permet de dresser un tableau de ce qui est déraisonnable pour notre pharmacie.#2. Avant d'aller plus loin, tendez une perche à l'employé. Il est essentiel de donner à l’employé l'occasion de se confier. Organisez une rencontre en privé, mais en présence d'un autre témoin superviseur (un représentant syndical si votre pharmacie est syndiquée), et demandez-lui s'il a des problèmes au travail ou à la maison pour lesquels il a besoin d'aide: «Nous faisons partie de la même équipe; y a-t-il quelque chose qui vous empêche de travailler?»À lire aussi: Pharmacie: gérer un employé non fonctionnelIl a peut-être des soucis à la maison qu'il doit prendre le temps de régler. Il peut aussi s'agir d'un conflit avec un collègue, d'un désintérêt soudain pour le travail ou d'un désintérêt pour le travail tout court. #3. Établissez un plan concret.Rappelez à l'employé pourquoi vous l'avez engagé, et complimentez-le sur ce que vous voyez en lui lorsqu'il donne le meilleur de lui-même. Les compliments procurent un encouragement et témoignent du fait que vous faites partie de la même équipe. Ensuite, énoncez vos données de manière très factuelle et expliquez que l'horaire de travail doit être prévisible pour les soins aux patients et pour l'entreprise. Expliquez ensuite que l'équipe est plus efficace lorsqu'il est présent et que votre travail consiste à le responsabiliser, tout comme il s'attendrait à ce que vous le fassiez avec ses coéquipiers. #4. Documentez votre plan. J'ai créé un formulaire de discipline progressif qui permet de documenter la conversation et de montrer de manière transparente ce qui sera mis en place si le comportement persiste. Avec diplomatie, énoncez vos attentes, en les laissant suffisamment vagues pour tenir compte de toutes les éventualités et excuses futures s’apparentant à une forme d’absence (par exemple, arriver en état de travailler, à l'heure et comme prévu). Ensuite, planifiez et indiquez ce qui se passera si les appels pour maladie se poursuivent. Par exemple, s’absenter de façon imprévisible à plus de 5% des quarts de travail prévus au cours des trois prochains mois donnera lieu à un dernier avertissement écrit. Par la suite, une autre absence à plus de 5% des quarts de travail prévus entraînera un licenciement. #5. Faites un suivi. Rencontrez l’employé pour faire le point sur les derniers mois. Reformulez vos données, ainsi que ce que vous voyez chez lui lorsqu'il est au mieux de sa forme, et passez en revue les prochaines étapes ou clôturez le dossier. Il est important de clore le dossier si une solution a été trouvée afin d'éviter toute pression inutile à l'avenir. À quoi s'attendre?L'une des deux choses suivantes arrivera:Soit l’employé continuera à se faire porter pâle et vous le soutiendrez dans le cadre de votre modèle de discipline progressif jusqu'à ce qu'il soit éventuellement licencié pour un motif valable. Soit il arrivera à l'heure et en état de travailler. Quoi qu'il en soit, vous aurez géré votre personnel de manière équitable et professionnelle, dans le respect des normes, et vous lui aurez donné les moyens de réussir. Recueillez des données précises, tendez une perche, puis documentez le suivi. Notre objectif n'est pas de licencier quelqu'un ni d’en faire un exemple. Il s'agit simplement d'agir de manière équitable envers l'ensemble de l'équipe et d'opérer d'une manière qui favorise la responsabilisation.

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