Trois erreurs courantes de documentation des ordonnances

L’ordre professionnel des pharmaciens de la Colombie-Britannique a publié des conseils sur la documentation appropriée des ordonnances. Parmi ceux-ci, on retrouve les trois erreurs courantes qui entraînent un défaut de conformité. Documentation peu claire La documentation manque souvent de clarté, surtout en ce qui concerne les éléments dont les déclarants assument la responsabilité. Par exemple, une ordonnance signée avec une initiale sans rien à côté est ambiguë. Il serait préférable d'utiliser un tampon indiquant les différentes étapes d'une ordonnance, de sorte qu'une initiale pourrait être placée sous les rubriques «préparation», «consultation» ou «contrôle final», afin d’éliminer tout risque de confusion. Toutefois, les étapes peuvent être regroupées si elles sont toujours effectuées par le même pharmacien, et qu’il n’y a aucune ambiguïté. La documentation ne reflète pas fidèlement l'étape requise Des malentendus peuvent survenir lorsque le personnel de la pharmacie ne sait pas quelles actions doivent être effectuées pour chaque étape, indique le Collège. C'est souvent un problème lorsqu'il s'agit de vérifier l'identité du patient. Certains enquêteurs du conseil de discipline ont constaté que les déclarants pensaient que «l'identification du patient» signifiait faire correspondre le nom figurant sur l'ordonnance à l'étiquette de celle-ci, or cela fait partie de la vérification finale. L'identification du patient revient en fait à s'assurer que la bonne personne reçoit le médicament. La vérification des informations sur les allergies du patient est un autre domaine où des erreurs sont fréquemment commises. Les enquêteurs du Collège ont constaté que certains pharmaciens apposent leur signature pour indiquer qu'ils ont vérifié les informations sur les allergies d'un patient après les avoir consultées dans le dossier local ou dans le profil PharmaNet (le réseau qui regroupe les ordonnances prescrites dans la province), alors qu'en fait, cette vérification doit être faite directement avec le patient ou son représentant au moment de l'exécution de l'ordonnance. La documentation fait défaut pour certaines étapes Certaines étapes ne sont tout simplement pas documentées. Par exemple, les pharmaciens cochent les étapes au lieu de les parapher, les refus de conseil ne sont pas documentés ou les renouvellements sont moins documentés que les nouvelles ordonnances. Lire aussi: Formation continue obligatoire: 62 pharmaciens suspendus par l'OPQ Il n'est pas nécessaire que la documentation figure sur l'ordonnance - elle peut être électronique, par exemple - mais elle doit être liée à l'ordonnance au cas où elle devrait être consultée ultérieurement. Les tampons et les directives écrites sont également des procédures acceptables. «Le Collège n'est pas prescripteur quant au processus qu'une pharmacie doit utiliser pour documenter les ordonnances, du moment que la documentation est claire et qu'elle reflète fidèlement la responsabilité du déclarant», indique le document de révision. Celui-ci détaille également qui peut approuver telle ou telle étape. La vérification de l'identification du patient, la vérification des informations sur ses allergies, la préparation du produit prescrit et la vérification finale peuvent être effectuées à la fois par les pharmaciens et les techniciens en pharmacie. En revanche, la consultation de PharmaNet, l'identification et la résolution des problèmes de pharmacothérapie (le cas échéant), ainsi que le conseil au patient ou la consignation d'un refus de traitement ne peuvent être effectués que par les pharmaciens.

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