Six façons de gagner du temps dans votre journée clinique (et d’éviter la fatigue décisionnelle)

Dans une conférence donnée à l'occasion du symposium sur la santé virtuelle numérique de l'OntarioMD en juin, la Dre Sarah Smith a prodigué plusieurs conseils sur la meilleure manière de se dégager du temps dans une journée clinique. La Dre Smith est médecin de famille en milieu rural à Edson, en Alberta, et dirige l’entreprise Charting Coach. Elle aide ses clients à aménager le temps consacré aux services cliniques afin de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.La Dre Smith a notamment conseillé aux participants de ne pas appliquer tous les conseils en même temps. «Faites un tout petit pas à la fois. N'essayez pas de tout faire en même temps», a-t-elle déclaré.Choisissez un moment précis pour vous attaquer à votre boîte de réceptionVérifier rapidement sa boîte de réception entre deux patients n'est pas une bonne idée, selon la Dre Smith. Cela vous fait travailler deux fois: une fois lorsque vous la consultez et que vous la lisez, puis une deuxième fois lorsque vous la consultez à nouveau plus tard. Au lieu de cela, ménagez-vous un moment pour vous y consacrer entièrement. Et avant de commencer, établissez un plan pour hiérarchiser le travail.Lorsque vous travaillez sur votre boîte de réception, restez simple. Essayez d'utiliser le moins de mots possible (tout en communiquant efficacement), et le moins de clics possible.Profiter de la rencontre avec le patient pour terminer toutes vos tâchesTerminer toutes les tâches à faire au cours de la rencontre clinique est l'une des clés pour une meilleure efficacité. Pendant que le patient est devant vous, documentez la rencontre, demandez des références, prescrivez des médicaments et remplissez les formulaires, conseille la Dre Smith. Veillez à réserver un temps suffisant pour tout terminer.C'est une façon de ménager votre propre mémoire de travail. Il est plus difficile de prendre des décisions lorsque l'on doit se souvenir de beaucoup de choses; la solution consiste donc à accomplir les tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent. «Il est possible de réduire le nombre d'onglets ouverts dans le cerveau en exécutant le travail au fur et à mesure», explique-t-elle.Veillez à ce que les patients soient également informés du suivi, par exemple de la date du prochain test, du délai d'obtention des résultats et de la date du nouveau rendez-vous.Apprenez à «prioriser» mentalement les questions posées sur le pas de la porteLes rendez-vous peuvent s'allonger lorsque vous avez la main sur la poignée de la porte de la salle d'examen et que le patient ajoute : «Oh, au fait Doc...», ou lorsqu'il sort un formulaire froissé de sa poche arrière. «Les patients sont égoïstes. Ils se moquent de savoir si vous avez déjeuné», assure la Dre Smith. «Ils veulent juste avoir leur quart d'heure avec vous et votre cerveau.»À lire aussi: Ces choses stupides qui nous épuisent: apprenez à dire «non»«C’est vous le patron. Priorisez la question», souligne la médecin. Commencez par poser des questions sur les signaux d'alarme (par exemple, avez-vous des douleurs thoraciques), puis décidez si vous allez traiter la question maintenant.«Si vous décidez d'aider le patient maintenant, vous pouvez le laisser dans la salle d’attente pendant que vous voyez un autre patient ou que vous vous occupez d'une autre tâche. Ne vous sentez pas piégé», précise la Dre Smith. Faites savoir au patient combien de temps ça va prendre. Vous pouvez également répondre en partie à la question sur le moment, et faire un suivi plus tard. Par exemple, pour un mal de dos chez un patient qui doit voyager loin pour un rendez-vous, faites l'examen maintenant et planifiez un appel téléphonique plus tard. Si vous décidez de traiter la question plus tard, utilisez une formulation qui montre au patient que son problème est important et qu'il mérite qu'on lui consacre du temps – et que c'est la raison pour laquelle vous lui demandez de prendre un autre rendez-vous.En ce qui concerne les formulaires, la Dre Smith ne traite que ceux qui sont d’abord passés entre les mains d’un membre du personnel. Ainsi, le travail initial est effectué par l’équipe. La Dre Vandana Ahluwalia, rhumatologue communautaire à Brampton (Ontario), qui a animé la conférence, ajoute qu'elle ne remplit les formulaires qu'en présence du patient. «Je leur dis: “Réservez une autre visite pour le formulaire. Nous pouvons prendre rendez-vous dans les deux ou trois semaines à venir et le remplir ensemble”», a-t-elle déclaré. De cette manière, le patient approuve définitivement le contenu du formulaire. Déléguer au personnel et aux patientsIl y a beaucoup de choses que le médecin n'a pas besoin de faire lui-même. Les patients peuvent réserver leurs propres examens ou les spécialistes peuvent prendre des rendez-vous. Un médecin participant a témoigné que, dans sa clinique, lorsqu'un patient appelle pour une infection urinaire, le personnel lui fait remplir le questionnaire et lui demande de prendre rendez-vous pour réaliser un test avant de voir le médecin.Mettez votre équipe au diapason L'un des moyens de minimiser les interruptions dans votre journée est de veiller à ce que le personnel administratif connaisse déjà les réponses à leurs questions. Assurez-vous que les membres de votre équipe sachent ce qu'ils doivent faire lorsqu’un patient est en retard, si un résultat d'examen est disponible, et quelle est la marche à suivre pour d'autres situations. «Ma règle est la suivante: si la tête du bébé apparaît, qu’il s’agit d’un arrêt cardiaque, d'un saignement ou d'une convulsion, venez me chercher. Si le docteur X me rappelle, venez me chercher. Pour le reste, inscrivez-le sur une liste de travail. Je ne veux pas le savoir pendant mon temps de pratique», a déclaré la Dre Smith.À lire aussi: Nous sommes en première ligne, pas à l’accueil«Chaque fois que nous vous faisons sortir de votre tâche pour réfléchir à une nouvelle question, vous vous exposez à une fatigue décisionnelle, car vous vous demandez si vous avez toutes les informations nécessaires pour répondre à cette question.»Essayez de contrôler les interruptions internesBien sûr, votre cerveau est parfaitement capable de s'interrompre lui-même sans subir de désagréments extérieurs. Un participant a demandé à la Dre Smith comment gérer ces interruptions internes. La médecin a pris l'exemple d'une consultation rapide de son fil d'actualité sur les médias sociaux ou d'une autre activité entre deux patients, ou à n'importe quel moment de la journée clinique. Pourquoi faisons-nous cela? «Nous sommes des humains, nous sommes d'anciennes machines. Nous aimons faire des choses amusantes. Nous détestons faire des choses pénibles.»«Ce n’est pas grave de préférer consulter votre agenda plutôt que de recevoir le patient que vous redoutez et qui se trouve dans la pièce d’à côté, qui revient vous voir pour la quatrième fois avec ses maux de tête que vous ne savez pas comment traiter», a-t-elle ajouté.Consulter son téléphone est un moyen d'échapper à nos sensations intérieures, qu'il s'agisse de peur, de colère, de fatigue ou d'autre chose. Mais ce n'est pas une solution à ce sentiment négatif, «parce qu'il crée en fait un élément négatif dans votre journée»: vous allez être en retard pour recevoir votre patient.La Dre Smith suggère de supprimer les applications de médias sociaux de votre téléphone afin de ne pas être tenté de les consulter pendant la journée clinique. Pratiquer des méthodes de relaxation (par exemple, la respiration profonde) afin de réduire les niveaux de cortisol avant une rencontre avec un patient pourrait aider à gérer certaines de ces émotions.D'autres conseils sont disponibles sur le site internet de la Dre Sarah Smith.

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