Les astuces de vos pairs pour sauver du temps

Le temps. L’utiliser plus judicieusement est une résolution fréquente du Nouvel An. C’est aussi une quête permanente tout au long de l’année. Lorsque le Medical Post (la publication sœur de Profession Santé ailleurs au Canada) a demandé aux médecins d’aider leurs collègues en partageant leurs astuces favorites pour gagner du temps en clinique, ils nous ont répondu aussitôt. Qu’il s’agisse de trucs éprouvés ou de solutions modernes adaptées à notre ère hypernumérique, nous avons rassemblé et condensé leurs suggestions.Former et déléguerL’un des sujets clés mis de l’avant par les répondants, c’est la délégation massive et sans complaisance. L’un d’entre eux résume la chose ainsi: «Mon conseil préféré pour gagner du temps à la clinique est de déléguer des tâches chaque fois que c’est possible. Par exemple, les infirmières et les assistants médicaux peuvent souvent s’occuper des tâches de routine, telles que la prise des signes vitaux, recueillir les antécédents du patient et l’administration des médicaments. Le médecin peut ainsi se concentrer sur des tâches plus complexes, telles que les diagnostics et les plans de traitement.»La Dre Stephanie Zhou, une médecin de famille spécialisée en toxicomanies qui exerce depuis trois ans à Toronto, place ce point en tête de sa liste de choses à faire pour gagner du temps. «Si vous avez accès à des résidents ou à des étudiants qui effectuent des stages optionnels ou dans votre clinique, ils peuvent vous aider énormément à gérer votre temps», écrit-elle dans un courriel. «Il faut investir du temps au début pour leur expliquer le fonctionnement de votre clinique, mais une fois qu’ils connaissent le DME et l’équipe de soins, ils peuvent vous sauver du temps en remplissant des formulaires, en complétant les dossiers et en conseillant les patients. Ils pourront aussi devenir de potentiels remplaçants, ce qui peut être difficile à trouver de nos jours.»La Dre Zhou indique également qu’elle dispose d’un coordinateur au sein de sa clinique qui s’occupe de tous les référencements des patients et d’en assurer le suivi.Nous avons la technologieBien que l’apprentissage des nombreuses fonctions de votre DMÉ puisse sembler long et compliqué, il est payant, selon les répondants à notre consultation. Des fonctions telles que les ordonnances électroniques, la communication avec d’autres médecins, les rapports automatisés, les rappels de rendez-vous, les portails de patients, l’intégration des laboratoires, les liens rapides vers les médicaments fréquemment utilisés et les codes de diagnostic, etc., peuvent améliorer votre efficacité et vous faire gagner du temps.«Apprenez à utiliser votre DMÉ de manière efficace, notamment en utilisant des gabarits pour gagner du temps lors de la création des dossiers», souligne la Dre Zhou, en ajoutant qu’elle connaît des collègues qui utilisent des scribes pour les aider dans cette tâche, mais qu’elle n’y a pas encore eu recours. Tout comme la formation des étudiants ou des résidents, apprendre à se servir des fonctionnalités de son DMÉ exige un investissement initial en temps, mais il existe des ressources auprès du fournisseur du logiciel ainsi que des formations et du soutien de la part des associations médicales.Les gabarits sont vos amisDe toutes les fonctions du DMÉ, c’est l’utilisation de gabarits qui a été la plus vantée par les répondants, qu’il s’agisse de gabarits standard ou de gabarits personnalisés.«Les gabarits peuvent être utilisés pour la documentation, les blocs d’ordonnances et d’autres tâches de routine», assure l’un des répondants. «Cela permet de réduire le temps consacré aux tâches répétitives et de s’assurer que toutes les étapes nécessaires sont franchies.» Un autre estime qu’«en utilisant des outils de dépistage standardisés, les cliniques peuvent rapidement identifier les patients susceptibles de souffrir d’une affection particulière et commencer le traitement, plutôt que d’avoir à recueillir les antécédents détaillés de chaque patient.»Médecin de famille récemment retraité à Cambridge (Ontario), le Dr John Crosby conseille et encadre les médecins en matière de gestion du temps. Il indique que les gabarits sont son outil favori pour gagner du temps. Dans son livre électronique gratuit Crazy Busy Doctor, il propose des modèles personnalisés, qui peuvent être copiés et adaptés, pour diagnostiquer et traiter les problèmes les plus courants rencontrés par les médecins de famille. «Prenez le temps de les créer. Ils permettent de gagner énormément de temps et de faire preuve d’une plus grande rigueur.»«Toutes ces stratégies peuvent nécessiter un investissement initial en temps ou en argent, mais à long terme, elles vous permettent de gérer une clinique plus efficacement», insiste la Dre Zhou. Lire aussi: 7 conseils d’expert pour éviter le stress au retour des vacancesTrop de patients, trop de problèmesIl est indéniable que les médecins sont très sollicités par les patients et que cette demande ne cesse de croître, notamment en raison du vieillissement de la population. Plusieurs répondants ont suggéré de créer un portail de réservation en ligne pour gérer les rendez-vous des patients afin de libérer le personnel pour d’autres tâches. Un portail de réservation permet également aux patients de fournir des détails et de remplir des formulaires afin de rendre les consultations plus efficaces.Plusieurs médecins ont recommandé d’appliquer la règle «un rendez-vous, un problème».Lorsqu’il est confronté à un patient qui a une liste interminable de doléances, le Dr Crosby suggère de faire preuve de souplesse. «Je pense qu’il est de mauvais goût d’afficher sur son mur une note disant “Un seul problème par consultation», et les collèges de médecins et de chirurgiens, ainsi que l’Association canadienne de protection médicale, sont du même avis. Le deuxième problème peut être mortel.»Il recommande plutôt de demander à voir leur liste puis de leur dire: « Je vois que vous avez cinq problèmes aujourd’hui. Pour être juste envers vous et nous donner le temps de les résoudre tous, veuillez choisir vos deux principaux problèmes… et prendre un autre rendez-vous pour vérifier les trois autres.»En limitant les sujets, il est plus facile de finaliser les dossiers pendant le rendez-vous — ce que le Dr Crosby et de nombreux répondants à l’enquête recommandent vivement — et la consultation devient plus facile à gérer.Le Dr Crosby conseille également de rendre les lundis plus faciles à gérer en ne prenant pas de rendez-vous à l’avance ce jour-là, mais de les réserver aux nombreuses urgences qui se présentent le jour suivant la fin de semaine. Cette recommandation rejoint celle d’un autre répondant: «Il faut voir les patients peu de temps après qu’ils aient identifié un besoin. Sinon, ils auront trop de temps pour penser à d’autres besoins qui ne sont probablement pas vraiment nécessaires. De plus, cela permet d’éviter la visite "ça va mieux maintenant".»Lire aussi: La dictée vocale pour gagner en efficacitéÀ faire ou à ne pas faire, telle est la questionSteve Jobs aurait dit: «Les gens pensent que se concentrer signifie dire "oui" aux choses importantes. Mais ce n’est pas sa signification profonde. Il s’agit de dire "non" à la centaine d’autres bonnes idées disponibles. Vous devez choisir avec attention.» Dans notre monde des technologies de l’information, qui tourne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, il y a beaucoup de choses auxquelles dire non.D’où la liste des «choses à ne pas faire», chère à l’un des répondants. «Cette liste comprend des choses que je n’ai pas besoin de faire, comme vérifier constamment mes courriels ou assister à des réunions inutiles. En faisant cela, j’ai le temps de faire ce qui est important.»Timothy Ferriss, podcasteur américain, gourou de l’art de vivre et auteur de The Four-Hour Workweek, s’est fait l’avocat de ce principe. Sur son blogue, The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now, il inclut dans sa liste des éléments tels que «ne pas envoyer de courriels à la première heure le matin ou à la dernière heure le soir», «ne pas laisser les gens divaguer» ou encore «ne pas travailler plus pour résoudre un problème de surcharge — établir des priorités». Plusieurs médecins interrogés ont également approuvé avec vigueur l’une de ses recommandations: ne pas laisser sa boîte courriel ouverte toute la journée. Il faut plutôt la consulter et ne répondre aux courriels que quelques fois par jour à des heures précises (idem pour les textos). De même, ils recommandent vivement de regrouper d’autres activités similaires, comme la lecture de rapports de laboratoire et les appels à des spécialistes ou à des patients.En tête de la liste des choses à ne pas faire du Dr Crosby figure le fait de ne prendre les appels téléphoniques que des spécialistes. Si les patients se plaignent de cette inaccessibilité, il recommande de leur répondre: «Je suis désolé, c’est la politique de notre cabinet. Nous accordons de l’importance à votre temps et nous voulons être à l’heure pour vous… et nous offrons des rendez-vous le jour même pour les cas urgents. Si je répondais à tout le monde, je n’aurais pas le temps de m’occuper de mes patients.»Lire aussi: Des scribes pour soulager les médecins et accroître leur disponibilité?La liste des choses à ne pas faire s’accorde avec une autre stratégie qui consiste à dresser la «liste des choses accomplies». Il s’agit de dresser une liste de ce que vous avez fait, même si cela ne figurait pas sur votre liste de choses à faire. Par exemple, ranger votre bureau, apprendre un nouveau raccourci du DMÉ, discuter avec le personnel, etc. Ces activités peuvent ne pas figurer sur votre liste de tâches, mais peuvent néanmoins contribuer de manière importante à la bonne marche de votre cabinet.Enfin, attendez-vous à ce que certaines choses prennent plus de temps que prévu et à ce que d’autres tâches surgissent. «Ne réservez pas chaque minute de votre journée», conseille un répondant. «Quelques minutes ici et là et du temps pour le déjeuner vous permettent de terminer les dossiers, de vous occuper des urgences et de vos courriels. Laissez du temps libre dans votre journée.»

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