La révision des processus durant l’informatisation clinique: Des gains pour l’amélioration de la pratique

Le Centre hospitalier régional de Trois-Rivières a pris le virage de l’informatisation clinique de 2004 à 2009, en déployant le PACS, le SIURGE (urgence) et le Dossier-patient électronique. Le Dr Philippe Lottin, chargé de projets en informatisation et en organisation de la direction générale, a présenté, au précolloque de l’Association québécoise de santé et de services sociaux (AQESSS) sur la santé électronique, le 6 octobre dernier, les méthodes et les moyens concrets qui ont permis une intégration réussie répondant aux besoins de la pratique clinique au quotidien.La première modification majeure, à l’Hôpital de Trois-Rivières, a été l’arrivée du PACS, en 2005. « Nous avions prévu l’installation de 29 ordinateurs dans l’établissement, mais nous nous sommes rapidement rendu compte que les médecins n’envisageaient pas de se déplacer vers ces 29 endroits », mentionne le Dr Lottin.De cette première leçon, le médecin informaticien a retenu qu’il est essentiel de placer les ordinateurs à l’endroit où les utilisateurs travaillent. « Nous sommes donc passés de 29 à 115 ordinateurs », ajoute le Dr Lottin.Le deuxième défi a été de trouver un équilibre entre le respect de la confidentialité et l’accès aux données. « Il a finalement été convenu que les postes ne seraient pas verrouillés et nous avons remis des comptes aux infirmiers, mais nous avons adopté un procédé qui permet de garder en mémoire les personnes qui accèdent aux dossiers, explique le Dr Lottin. De plus, nous avons fait signer une entente de confidentialité aux professionnels qui n’ont pas d’ordre et de règles de déontologie à respecter. » Le système a même été muni d’une alerte qui prévient si une personne passe trop de temps sur un dossier. « Trois personnes ont été licenciées à la suite de ce déploiement, mentionne le Dr Lottin. Le procédé s’est avéré très efficace. »En 2006, le logiciel SIURGE est arrivé à l’urgence de l’hôpital. « Le plus difficile a été d’éduquer le monde aux changements, indique le Dr Lottin. L’intérêt de cette nouvelle technologie n’était pas évident pour tout le monde. Les médecins avaient l’impression qu’on ne fournissait ainsi que des données à l’Agence afin de vérifier si on travaillait assez vite. » Finalement, les spécialistes n’ont pas adhéré aux changements. « Plusieurs lacunes sont à l’origine de ce problème, constate le Dr Lottin, notamment au niveau de l’ordonnance qui s’est avérée compliquée à utiliser dans certains cas. »En 2007-2008, l’hôpital déploie enfin le Dossier-patient électronique (DPE), qui vise à remplacer 570 000 dossiers papiers existants et 12 000 nouveaux dossiers par an. Le déploiement a nécessité l’installation de 725 postes de travail pour les 1800 utilisateurs cliniques. « Le démarrage initial était prévu à l’automne 2006, mais le bilan de prédémarrage a identifié des risques d’échec, indique le Dr Lottin. La décision la plus sage du projet a été de ne pas le déployer tout de suite. Nous n’étions pas prêts. »Pour éviter le manque d’adhésion des cliniciens, un comité de décision a été créé, comprenant sept médecins et cinq infirmières, pour travailler sur un plan de déploiement ainsi que sur la structure du dossier clinique. « Pour garder tout le monde motivé, nous avions mis un point d’honneur à arriver aux rencontres bien préparés, indique le Dr Lottin. Après chaque rencontre, nous allions voir ceux qui n’avaient pas pu venir. »Cette fois, l’adhésion a été un succès puisque les plus réticents ont rapidement changé d’attitude. « Les médecins ont trois lettres à inscrire dans chaque dossier pour être classés convenablement, explique le Dr Lottin. S’ils ne le font pas, le dossier est classé dans une section « documents non identifiés » et il est donc plus compliqué pour eux de le retrouver.Les leçonsDe toutes ces expériences, le Dr Lottin a retenu qu’il est essentiel de revoir le processus avant d’implanter un système, également durant son implantation. « L’appropriation décisionnelle par les cliniciens s’est avérée un choix important, ajoute-t-il. Ce sont eux qui travaillent avec le système. Ils sont dans la réalité du terrain. Ce fut une décision gagnante. »Enfin, certains préalables technologiques ont été soulignés. « Les médecins ne se forment pas comme les autres employés de l’hôpital, indique le Dr Lottin. Nous les avons obligés à suivre une formation pour qu’ils puissent obtenir un mot de passe leur donnant accès au système. Les horaires de formation étaient très souples et deux formateurs les accompagnaient sur le terrain. Enfin, une personne dédiée au soutien a été engagée à temps plein. »

La révision des processus durant l’informatisation clinique: Des gains pour l’amélioration de la pratique

Pour accéder au contenu, connectez-vous ou créez un compte gratuit.

Catégories connexes